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如何提高出（chū）国参展效果的几（jǐ）点经验总结
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作（zuò）者:design-76
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发布时间: 2016-05-05
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在日常（cháng）展览业务工作中，笔者总会（huì）碰（pèng）到很多有意通过出国展（zhǎn）览会走向国际市场的中小企（qǐ）业，但是他（tā）们（men）缺乏出过国参展（zhǎn）的经验，以至于有的（de）错失了一些参展（zhǎn）的（de）机遇（yù），有的没有选对合适的展览项目，有的则未能做好（hǎo）充足（zú）的准备工作就（jiù）匆匆走出国门（mén），结果参展效果（guǒ）不佳。在此（cǐ）笔者（zhě）总结了平时参展企业最（zuì）多咨询到的一些出（chū）国参（cān）展注意事项，按参（cān）展流程加以（yǐ）总结，希望对企业成功出国展览有所帮助。
一、选择适合企（qǐ）业（yè）需求（qiú）的展览会
一般（bān）国际（jì）上经贸类（lèi）展览会根据不同（tóng）的（de）标准可以分为以下（xià）几类：
按参展企业、参观观众成分构（gòu）成可以分为（wéi）国（guó）际性展览（lǎn）会、地区（qū）性展览（lǎn）会和国（guó）内（nèi）展览会（huì）。较为普遍（biàn）的观点是一（yī）个国际性展（zhǎn）览会（huì）其参（cān）展（zhǎn）企业或者参观（guān）观众至少20%以上来自外国。一般国际上著名的（de）大型品牌展览会都（dōu）是国际化程度很高的（de）展览会，其参展商和贸易（yì）观众的国（guó）际化（huà）比（bǐ）例都高达50%以上。
按展（zhǎn）会开放（fàng）参观对象可分为专业性展（zhǎn）会和公共性质展会。前者只对该行业专业人士和（hé）买家开放，通常需要登记注（zhù）册且需购买门（mén）票；后（hòu）者对普通公众开放。还有（yǒu）很（hěn）多展览会采取介于两者之间（jiān）的（de）策略，把专（zhuān）业买家和（hé）公众开（kāi）放日分开（kāi）安（ān）排。
按展（zhǎn）出内容可分（fèn）为专业性展览（lǎn）会和综合（hé）性展览会。专业性展览会展出内容限于有限的特定的（de）某个或（huò）几个行业，而综合性展览会则不限展出内容，往往涵（hán）盖不（bú）同的（de）行业。
根据展（zhǎn）览会现场对参（cān）展品处理的规（guī）定，可以分成展（zhǎn）示性质的（de）展（zhǎn）览（lǎn）会（huì）和展卖性质的展览会（huì）。前（qián）者通过展示（shì）样（yàng）品，获取专业（yè）买家的订单，但展览会现场不允（yǔn）许（xǔ）进行展品的零售，不允许出现（xiàn）Sale一（yī）类的标（biāo）志；而后者（zhě）则允许参展商在展览会现场出售展品。
展览会的（de）这（zhè）些分（fèn）类很多时候都是重叠的，譬如欧美国家（jiā）的展（zhǎn）览会（huì）很多都是国际性的、专业性的（观众和展品两方面（miàn））、展示（shì）性的，而非（fēi）洲、拉美等发展中国家的展览会则不少是综合性的、展卖（mài）性的。通过一（yī）个展览会的（de）名称可（kě）以对展览会（huì）的性质和类别做出初（chū）步的判断，譬如“埃及泛阿拉伯（bó）/非（fēi）洲塑料橡胶材料展览会”、“德国法兰（lán）克福礼品（pǐn）办公用品展（zhǎn）览（lǎn）会（huì）”一看就（jiù）是属于专业性展览会，而冠以（yǐ）“国际贸易博览会”、“中国贸易展览会”、“中国商品展览会”等名字的展览项目通常都是综（zōng）合（hé）性质展览会。了解这（zhè）些事实的意义（yì）在于参展企业选择参加（jiā）什么类别和性质的展览会（huì）直接关系到参（cān）展准备各项业务工作的开展。
对于企业具体决策选（xuǎn）择（zé）参加哪个展览（lǎn）会（huì），在此有两条建议：
第一（yī），对于欧美发达国（guó）家（jiā）市场，当地产业（yè）分工细化，展览行（háng）业（yè）比较发（fā）达，展（zhǎn）览项目也随着产业发展愈分愈细，因（yīn）此大家应该尽量根据自（zì）己产品（pǐn）的种类选择内容相符合的专业展（zhǎn）览（lǎn）会。通常大家可以通过以下（xià）途径了解该专业展（zhǎn）览（lǎn）会是否符合自（zì）己企业的需求（qiú）：
①大型展（zhǎn）览公司（sī）和其他展览会组织者都会在自己的网站（zhàn）上设（shè）立具体展览项目的网（wǎng）页，在（zài）此公布该（gāi）展览会详（xiáng）细的展品（pǐn）范围、往届展会（huì）参展商和（hé）观众数（shù）量（liàng）与结构（gòu）。有的（de）还会请第三（sān）方统计机构根据展商及观众调查表做出展（zhǎn）会统计（jì）报告并公布参会人员对展会效果、主办方服务、展商及观众质量的评价（jià），参展商（shāng）应（yīng）该在（zài）决定参展（zhǎn）之前认真阅读这些信息并综（zōng）合判断这个展会是否合适。
②认真阅读招展文件。国内正规（guī）的组团（tuán）单位都会在招展文件中搜集并（bìng）如（rú）实反映上述信息，供参展企业（yè）做出（chū）正确的判断。
第二，对于亚（yà）非拉发展中（zhōng）国家（jiā）和新兴市场，在缺乏专业（yè）展览（lǎn）会的场合下，可以（yǐ）选择参加当地（dì）影响力最大、观众（zhòng）人数最多（duō）、国际化（huà）程度最高的综合（hé）性展（zhǎn）览会或为中（zhōng）国企业量身定（dìng）制的“中国（guó）贸易（yì）展”。
二、做（zuò）好（hǎo）参（cān）展前的（de）准备工作
第（dì）一，掌（zhǎng）握（wò）报名和筹备参展时间。很多国际展览（lǎn）会均在头一（yī）届展览会结（jié）束后就开始下一届招展工作（zuò）。每两年或三年（nián）、四年（nián）一（yī）度的（de）展览会则会在展前15-18个月（yuè）即开始报名。对（duì）中国的展商而言（yán），由于（yú）牵涉到（dào）境（jìng）外付款、签（qiān）证申（shēn）请及（jí）展品国（guó）际运输等（děng）复杂（zá）环（huán）节，最好（hǎo）能在展览会（huì）开幕前半年时（shí）间就报名。热门展览（lǎn）会的报（bào）名更是越早越好。很多（duō）专业展览会主办单（dān）位都会（huì）在企业报名（míng）后对展品的实物（wù）或者图册进行打分评（píng）测，不合格的企业（yè）最终不能获得展位（wèi）。整个参（cān）展资格审核过程往往就需（xū）要1-2个月时间。对于（yú）持因公护照（zhào）申请签证（zhèng）的国内主（zhǔ）管部门审批程序就需要近两个（gè）月，需（xū）要海运的展品通（tōng）常在展（zhǎn）会开（kāi）幕前2个月就要运出，报名（míng）太晚显然（rán）无法和其他展品一（yī）同运输，加大展品不能（néng）按（àn）时运抵展出的（de）风险，同时办（bàn）理出国手（shǒu）续（xù）时间紧张，存在无法按时离境的风险。因此出国参（cān）展决不能和参加国内展览会那样提前1-2个月才（cái）报名（míng）。由于出国（guó）参展筹备工作各个阶段的（de）时间（jiān）性（xìng）都特别强，因此各位在出国（guó）参展（zhǎn）筹（chóu）备的整个过（guò）程中（zhōng）一定要高度重视时间管理，每一步工作都需要设置最后完成时间，尽（jìn）量按照（zhào）组（zǔ）团单位下发的业务（wù）流程明（míng）确的时间结点来（lái）完成（chéng）各项工作。
第二（èr），合理做（zuò）好参展（zhǎn）预算。
通（tōng）常来说，参加国外展览会（huì）的费用包括（kuò）场地（dì）费用、展（zhǎn）位搭建、展（zhǎn）品运输和人员费（fèi）用四大块。此外还有报名费、会刊登录费（fèi）、其他杂（zá）费（譬如在德国，经AUMA认证（zhèng）的展览会还有每平方米0.6欧元的管理费，法兰克福的展（zhǎn）览会还有每（měi）参展商（shāng）416欧（ōu）元的（de）电子平（píng）台登录费等）等（děng）相对小额（é）的（de）开支（zhī）。
一般（bān）组团单位的报价都是（shì）标（biāo）准展位的费（fèi）用，意（yì）味着已（yǐ）经包含了该展位的场地租（zū）金、标准（zhǔn）展位的搭建（jiàn）和道具基本配备（bèi）（桌、椅、地（dì）毯、一定量的架（jià）板、展（zhǎn）柜（guì）、射（shè）灯、司标板（bǎn）等）以（yǐ）及基本照明电费、清洁费等（děng）。一般组团单位都会对自（zì）己展区的（de）标准展（zhǎn）位（wèi）进行（háng）统一（yī）风格的装修，例如我（wǒ）会一本（běn）都会采用比（bǐ）较明快的色调（diào），统一使（shǐ）用CHINA和中（zhōng）国贸促会的标志突出中国（guó）馆整体形象以吸引观众。因此对于（yú）希望节省成（chéng）本而又醒目实用的参（cān）展（zhǎn）企业，选（xuǎn）择标准展位是最好（hǎo）的办法。当然展位搭建开支取（qǔ）决于企业（yè）参展预（yù）算许（xǔ）可范围和参（cān）展的目的。在（zài）需要（yào）的情（qíng）况下也可（kě）以请专（zhuān）门的设计公司（sī）设计自己（jǐ）展位形象并（bìng）单独（dú）施工，这（zhè）种（zhǒng）特装修一般成本都不菲（fēi），适合重点展示自己（jǐ）形象和（hé）品（pǐn）牌的大公（gōng）司大展（zhǎn）位。
随展团（tuán）统一运输（shū）展品（pǐn）对企业（yè）来说是比较便捷（jié）和（hé）节省成本的方（fāng）式（shì），组展单位报出（chū）的展品运输（shū）价格（gé）一般分（fèn）为海运价格（按照体积XX元（yuán）/立方米）和空（kōng）运价格（gé）（按（àn）照总（zǒng）量XX元/公斤）两种方（fāng）式，包括（kuò）从指定仓库集货起直（zhí）至博览会展位的全程运输费、仓储费、报关手续费等费用。参展（zhǎn）企业（yè）只需根据（jù）自己展（zhǎn）品的情况依（yī）照报价提前计算展品运输成（chéng）本（běn）。需（xū）要注意（yì）的是因（yīn）为展品类别和参展国别与地域的不同，展览品关（guān）税（shuì）的（de）额度也有（yǒu）各自的规定，组团单（dān）位一般都会根据当地海关的要气提前报价或做出合理的估算（suàn），并指导参展企（qǐ）业如（rú）何计算（suàn）关税开支。
人员费用则是（shì）参展人员（yuán）往返交通、境（jìng）外（wài）餐饮、交通及住宿等（děng）境外生（shēng）活（huó）开（kāi）支，一般组团单位都会详细列出各项（xiàng）费（fèi）用预算情况。
第三，选择适合的展（zhǎn）品，安排好展品的包装，事先（xiān）安排相关手（shǒu）续。
选（xuǎn）择适合的展品参展是境外（wài）参展获得成功的重（chóng）要保障。基本（běn）原（yuán）则是展品必（bì）须符合展览（lǎn）会的主（zhǔ）题和（hé）展出内容，展品能体现自己最（zuì）新（xīn）技术（shù）成果和水（shuǐ）平，展品符合当年和来年流（liú）行趋势，这样才能（néng）在展览（lǎn）会上（shàng）适销对路（lù）吸引（yǐn）买（mǎi）家的眼球。对于不同类（lèi）别和特点（diǎn）的展览（lǎn）会（huì），展品选择上也有一定讲究，例如欧美专业性展览会，展品须成系（xì）列（liè）从而体现参展商的专（zhuān）业水（shuǐ）平，但不在于量（liàng）多，主要通过展示（shì）样品来获取订单；但是对于一些发展（zhǎn）中国（guó）家（jiā）的（de）展卖性（xìng）展览会，展期通常都比较长（10天左（zuǒ）右），参展商应充分考（kǎo）虑这一状（zhuàng）况，携带或发运足够量的适合当（dāng）地（dì）买家（jiā）的展品，从而避免（miǎn）展出头几天（tiān）展品就被抢购一空的局面。
展品必须适当包装，既（jì）要（yào）确保展品运输途中的（de）安全，又要尽量（liàng）避免报关时不必要（yào）的（de）麻烦。例如如果可（kě）能尽量不要使用原木材（cái）料的外包装（zhuāng），因为很多（duō）国家对原木包装都有熏蒸的规定；如果是食品类展品，还需要事（shì）先做好必要的检（jiǎn）验检（jiǎn）疫手续，取得相（xiàng）关凭（píng）证；对（duì）于大型超重的机（jī）械设（shè）备，还要提前通知组团单位和运（yùn）输代理以安排特殊的大型（xíng）吊装搬运设备，确（què）保装运（yùn）和卸载的（de）安全。
第四，做好展位布置设（shè）计规划，预定适合展品（pǐn）的（de）道具。
刚（gāng）才已经提（tí）到，参（cān）展企业如果租用标准展位，一般都已经包括了基本的道具配备（bèi）。但是每家企业根据自（zì）己展品（pǐn）内容、企业文（wén）化、营（yíng）销理（lǐ）念（niàn）、展出目（mù）标等的（de）差（chà）异，也应该（gāi）事先对自己展位内部的展品摆放、内（nèi）部装饰（粘（zhān）贴海报、悬挂（guà）各类装饰（shì）物品等）谈（tán）判区域等事先做好规（guī）划（huá）和设计。这就要求参展企（qǐ）业（yè）事先（xiān）充分了解自己展位的状况（展馆号（hào）和展位号、在展馆（guǎn）中（zhōng）的具体位置和周边情况、展位开面情况、墙板高度、展（zhǎn）位总体色调等）。通常在基（jī）本道具之外，组团单位或施工单位会提供额外收费道具征订表供企业选择。对此参展（zhǎn）企（qǐ）业应该精打细（xì）算，根据（jù）实际需求选择。
第五，及时安排出（chū）国人员，做好出国手续办理工作。
参展企业（yè）需尽早确定出国展览专职负责人员，通常（cháng）由一名公司管理层人员加上一名业务（wù）销售或设计技术人员构成。提早充（chōng）分了（le）解目的（de）地国签（qiān）证手续（xù）时间和需要准备的材（cái）料的具体规定。一定要注意如实申报自己个人情（qíng）况和以往出国（guó）记录情况，避免由于提供信息有误而造成拒签。在制（zhì）作担（dān）保函、派遣函、证明（míng）函等正式函件（jiàn）时，一定（dìng）要（yào）用公司正确的对外抬（tái）头纸。过去我（wǒ）们就遇到（dào）过由于抬（tái）头纸上电（diàn）话（huà）已经更换，使馆联系不（bú）到参展企业（yè）而（ér）拒（jù）签的情况。
第六，设计（jì）自己参展（zhǎn）宣传（chuán）计划，邀请已有客（kè）户（hù），准备（bèi）宣传资料（liào）。
参展（zhǎn）企业（yè）应自己设计一个参展的宣传（chuán）计划。事先应将自己的参展（zhǎn）信息通知当地已有的客户，邀请他们前（qián）来参观。同时企业（yè）应事先准备好翻译好的带有当地语言的或至少（shǎo）是（shì）英（yīng）语的宣传（chuán）图册（cè）、最新产品（pǐn）的图片（piàn）和介（jiè）绍、新闻宣传稿、带（dài）有商标或logo的现场促（cù）销（xiāo）用小礼品等宣（xuān）传（chuán）用品，以便现场（chǎng）接待观众和新闻记者到访。
三、做（zuò）好展会现场需（xū）加以注意的事项（xiàng）
针对展（zhǎn）览会（huì）现场发现的各类对参展产生负面影响的问题，贸促会展览部（bù）都（dōu）做了认（rèn）真（zhēn）总结（jié），编写成下面的表格，随参展确认（rèn）文件一同发放，作（zuò）为对参展企业的指导（dǎo）。
一、选择适合企（qǐ）业（yè）需求（qiú）的展览会
一般（bān）国际（jì）上经贸类（lèi）展览会根据不同（tóng）的（de）标准可以分为以下（xià）几类：
按参展企业、参观观众成分构（gòu）成可以分为（wéi）国（guó）际性展览（lǎn）会、地区（qū）性展览（lǎn）会和国（guó）内（nèi）展览会（huì）。较为普遍（biàn）的观点是一（yī）个国际性展（zhǎn）览会（huì）其参（cān）展（zhǎn）企业或者参观（guān）观众至少20%以上来自外国。一般国际上著名的（de）大型品牌展览会都（dōu）是国际化程度很高的（de）展览会，其参展商和贸易（yì）观众的国（guó）际化（huà）比（bǐ）例都高达50%以上。
按展（zhǎn）会开放（fàng）参观对象可分为专业性展（zhǎn）会和公共性质展会。前者只对该行业专业人士和（hé）买家开放，通常需要登记注（zhù）册且需购买门（mén）票；后（hòu）者对普通公众开放。还有（yǒu）很（hěn）多展览会采取介于两者之间（jiān）的（de）策略，把专（zhuān）业买家和（hé）公众开（kāi）放日分开（kāi）安（ān）排。
按展（zhǎn）出内容可分（fèn）为专业性展览（lǎn）会和综合（hé）性展览会。专业性展览会展出内容限于有限的特定的（de）某个或（huò）几个行业，而综合性展览会则不限展出内容，往往涵（hán）盖不（bú）同的（de）行业。
根据展（zhǎn）览会现场对参（cān）展品处理的规（guī）定，可以分成展（zhǎn）示性质的（de）展（zhǎn）览（lǎn）会（huì）和展卖性质的展览会（huì）。前（qián）者通过展示（shì）样（yàng）品，获取专业（yè）买家的订单，但展览会现场不允（yǔn）许（xǔ）进行展品的零售，不允许出现（xiàn）Sale一（yī）类的标（biāo）志；而后者（zhě）则允许参展商在展览会现场出售展品。
展览会的（de）这（zhè）些分（fèn）类很多时候都是重叠的，譬如欧美国家（jiā）的展（zhǎn）览会（huì）很多都是国际性的、专业性的（观众和展品两方面（miàn））、展示（shì）性的，而非（fēi）洲、拉美等发展中国家的展览会则不少是综合性的、展卖（mài）性的。通过一（yī）个展览会的（de）名称可（kě）以对展览会（huì）的性质和类别做出初（chū）步的判断，譬如“埃及泛阿拉伯（bó）/非（fēi）洲塑料橡胶材料展览会”、“德国法兰（lán）克福礼品（pǐn）办公用品展（zhǎn）览（lǎn）会（huì）”一看就（jiù）是属于专业性展览会，而冠以（yǐ）“国际贸易博览会”、“中国贸易展览会”、“中国商品展览会”等名字的展览项目通常都是综（zōng）合（hé）性质展览会。了解这（zhè）些事实的意义（yì）在于参展企业选择参加（jiā）什么类别和性质的展览会（huì）直接关系到参（cān）展准备各项业务工作的开展。
对于企业具体决策选（xuǎn）择（zé）参加哪个展览（lǎn）会（huì），在此有两条建议：
第一（yī），对于欧美发达国（guó）家（jiā）市场，当地产业（yè）分工细化，展览行（háng）业（yè）比较发（fā）达，展（zhǎn）览项目也随着产业发展愈分愈细，因（yīn）此大家应该尽量根据自（zì）己产品（pǐn）的种类选择内容相符合的专业展（zhǎn）览（lǎn）会。通常大家可以通过以下（xià）途径了解该专业展（zhǎn）览（lǎn）会是否符合自（zì）己企业的需求（qiú）：
①大型展（zhǎn）览公司（sī）和其他展览会组织者都会在自己的网站（zhàn）上设（shè）立具体展览项目的网（wǎng）页，在（zài）此公布该（gāi）展览会详（xiáng）细的展品（pǐn）范围、往届展会（huì）参展商和（hé）观众数（shù）量（liàng）与结构（gòu）。有的（de）还会请第三（sān）方统计机构根据展商及观众调查表做出展（zhǎn）会统计（jì）报告并公布参会人员对展会效果、主办方服务、展商及观众质量的评价（jià），参展商（shāng）应（yīng）该在（zài）决定参展（zhǎn）之前认真阅读这些信息并综（zōng）合判断这个展会是否合适。
②认真阅读招展文件。国内正规（guī）的组团（tuán）单位都会在招展文件中搜集并（bìng）如（rú）实反映上述信息，供参展企业（yè）做出（chū）正确的判断。
第二，对于亚（yà）非拉发展中（zhōng）国家（jiā）和新兴市场，在缺乏专业（yè）展览（lǎn）会的场合下，可以（yǐ）选择参加当地（dì）影响力最大、观众（zhòng）人数最多（duō）、国际化（huà）程度最高的综合（hé）性展（zhǎn）览会或为中（zhōng）国企业量身定（dìng）制的“中国（guó）贸易（yì）展”。
二、做（zuò）好（hǎo）参（cān）展前的（de）准备工作
第（dì）一，掌（zhǎng）握（wò）报名和筹备参展时间。很多国际展览（lǎn）会均在头一（yī）届展览会结（jié）束后就开始下一届招展工作（zuò）。每两年或三年（nián）、四年（nián）一（yī）度的（de）展览会则会在展前15-18个月（yuè）即开始报名。对（duì）中国的展商而言（yán），由于（yú）牵涉到（dào）境（jìng）外付款、签（qiān）证申（shēn）请及（jí）展品国（guó）际运输等（děng）复杂（zá）环（huán）节，最好（hǎo）能在展览会（huì）开幕前半年时（shí）间就报名。热门展览（lǎn）会的报（bào）名更是越早越好。很多（duō）专业展览会主办单（dān）位都会（huì）在企业报名（míng）后对展品的实物（wù）或者图册进行打分评（píng）测，不合格的企业（yè）最终不能获得展位（wèi）。整个参（cān）展资格审核过程往往就需（xū）要1-2个月时间。对于（yú）持因公护照（zhào）申请签证（zhèng）的国内主（zhǔ）管部门审批程序就需要近两个（gè）月，需（xū）要海运的展品通（tōng）常在展（zhǎn）会开（kāi）幕前2个月就要运出，报名（míng）太晚显然（rán）无法和其他展品一（yī）同运输，加大展品不能（néng）按（àn）时运抵展出的（de）风险，同时办（bàn）理出国手（shǒu）续（xù）时间紧张，存在无法按时离境的风险。因此出国参（cān）展决不能和参加国内展览会那样提前1-2个月才（cái）报名（míng）。由于出国（guó）参展筹备工作各个阶段的（de）时间（jiān）性（xìng）都特别强，因此各位在出国（guó）参展（zhǎn）筹（chóu）备的整个过（guò）程中（zhōng）一定要高度重视时间管理，每一步工作都需要设置最后完成时间，尽（jìn）量按照（zhào）组（zǔ）团单位下发的业务（wù）流程明（míng）确的时间结点来（lái）完成（chéng）各项工作。
第二（èr），合理做（zuò）好参展（zhǎn）预算。
通（tōng）常来说，参加国外展览会（huì）的费用包括（kuò）场地（dì）费用、展（zhǎn）位搭建、展（zhǎn）品运输和人员费（fèi）用四大块。此外还有报名费、会刊登录费（fèi）、其他杂（zá）费（譬如在德国，经AUMA认证（zhèng）的展览会还有每平方米0.6欧元的管理费，法兰克福的展（zhǎn）览会还有每（měi）参展商（shāng）416欧（ōu）元的（de）电子平（píng）台登录费等）等（děng）相对小额（é）的（de）开支（zhī）。
一般（bān）组团单位的报价都是（shì）标（biāo）准展位的费（fèi）用，意（yì）味着已（yǐ）经包含了该展位的场地租（zū）金、标准（zhǔn）展位的搭建（jiàn）和道具基本配备（bèi）（桌、椅、地（dì）毯、一定量的架（jià）板、展（zhǎn）柜（guì）、射（shè）灯、司标板（bǎn）等）以（yǐ）及基本照明电费、清洁费等（děng）。一般组团单位都会对自（zì）己展区的（de）标准展（zhǎn）位（wèi）进行（háng）统一（yī）风格的装修，例如我（wǒ）会一本（běn）都会采用比（bǐ）较明快的色调（diào），统一使（shǐ）用CHINA和中（zhōng）国贸促会的标志突出中国（guó）馆整体形象以吸引观众。因此对于（yú）希望节省成（chéng）本而又醒目实用的参（cān）展（zhǎn）企业，选（xuǎn）择标准展位是最好（hǎo）的办法。当然展位搭建开支取（qǔ）决于企业（yè）参展预（yù）算许（xǔ）可范围和参（cān）展的目的。在（zài）需要（yào）的情（qíng）况下也可（kě）以请专（zhuān）门的设计公司（sī）设计自己（jǐ）展位形象并（bìng）单独（dú）施工，这（zhè）种（zhǒng）特装修一般成本都不菲（fēi），适合重点展示自己（jǐ）形象和（hé）品（pǐn）牌的大公（gōng）司大展（zhǎn）位。
随展团（tuán）统一运输（shū）展品（pǐn）对企业（yè）来说是比较便捷（jié）和（hé）节省成本的方（fāng）式（shì），组展单位报出（chū）的展品运输（shū）价格（gé）一般分（fèn）为海运价格（按照体积XX元（yuán）/立方米）和空（kōng）运价格（gé）（按（àn）照总（zǒng）量XX元/公斤）两种方（fāng）式，包括（kuò）从指定仓库集货起直（zhí）至博览会展位的全程运输费、仓储费、报关手续费等费用。参展（zhǎn）企业（yè）只需根据（jù）自己展（zhǎn）品的情况依（yī）照报价提前计算展品运输成（chéng）本（běn）。需（xū）要注意（yì）的是因（yīn）为展品类别和参展国别与地域的不同，展览品关（guān）税（shuì）的（de）额度也有（yǒu）各自的规定，组团单（dān）位一般都会根据当地海关的要气提前报价或做出合理的估算（suàn），并指导参展企（qǐ）业如（rú）何计算（suàn）关税开支。
人员费用则是（shì）参展人员（yuán）往返交通、境（jìng）外（wài）餐饮、交通及住宿等（děng）境外生（shēng）活（huó）开（kāi）支，一般组团单位都会详细列出各项（xiàng）费（fèi）用预算情况。
第三，选择适合的展（zhǎn）品，安排好展品的包装，事先（xiān）安排相关手（shǒu）续。
选（xuǎn）择适合的展品参展是境外（wài）参展获得成功的重（chóng）要保障。基本（běn）原（yuán）则是展品必（bì）须符合展览（lǎn）会的主（zhǔ）题和（hé）展出内容，展品能体现自己最（zuì）新（xīn）技术（shù）成果和水（shuǐ）平，展品符合当年和来年流（liú）行趋势，这样才能（néng）在展览（lǎn）会上（shàng）适销对路（lù）吸引（yǐn）买（mǎi）家的眼球。对于不同类（lèi）别和特点（diǎn）的展览（lǎn）会（huì），展品选择上也有一定讲究，例如欧美专业性展览会，展品须成系（xì）列（liè）从而体现参展商的专（zhuān）业水（shuǐ）平，但不在于量（liàng）多，主要通过展示（shì）样品来获取订单；但是对于一些发展（zhǎn）中国（guó）家（jiā）的（de）展卖性（xìng）展览会，展期通常都比较长（10天左（zuǒ）右），参展商应充分考（kǎo）虑这一状（zhuàng）况，携带或发运足够量的适合当（dāng）地（dì）买家（jiā）的展品，从而避免（miǎn）展出头几天（tiān）展品就被抢购一空的局面。
展品必须适当包装，既（jì）要（yào）确保展品运输途中的（de）安全，又要尽量（liàng）避免报关时不必要（yào）的（de）麻烦。例如如果可（kě）能尽量不要使用原木材（cái）料的外包装（zhuāng），因为很多（duō）国家对原木包装都有熏蒸的规定；如果是食品类展品，还需要事（shì）先做好必要的检（jiǎn）验检（jiǎn）疫手续，取得相（xiàng）关凭（píng）证；对（duì）于大型超重的机（jī）械设（shè）备，还要提前通知组团单位和运（yùn）输代理以安排特殊的大型（xíng）吊装搬运设备，确（què）保装运（yùn）和卸载的（de）安全。
第四，做好展位布置设（shè）计规划，预定适合展品（pǐn）的（de）道具。
刚（gāng）才已经提（tí）到，参（cān）展企业如果租用标准展位，一般都已经包括了基本的道具配备（bèi）。但是每家企业根据自（zì）己展品（pǐn）内容、企业文（wén）化、营（yíng）销理（lǐ）念（niàn）、展出目（mù）标等的（de）差（chà）异，也应该（gāi）事先对自己展位内部的展品摆放、内（nèi）部装饰（粘（zhān）贴海报、悬挂（guà）各类装饰（shì）物品等）谈（tán）判区域等事先做好规（guī）划（huá）和设计。这就要求参展企（qǐ）业（yè）事先（xiān）充分了解自己展位的状况（展馆号（hào）和展位号、在展馆（guǎn）中（zhōng）的具体位置和周边情况、展位开面情况、墙板高度、展（zhǎn）位总体色调等）。通常在基（jī）本道具之外，组团单位或施工单位会提供额外收费道具征订表供企业选择。对此参展（zhǎn）企（qǐ）业应该精打细（xì）算，根据（jù）实际需求选择。
第五，及时安排出（chū）国人员，做好出国手续办理工作。
参展企业（yè）需尽早确定出国展览专职负责人员，通常（cháng）由一名公司管理层人员加上一名业务（wù）销售或设计技术人员构成。提早充（chōng）分了（le）解目的（de）地国签（qiān）证手续（xù）时间和需要准备的材（cái）料的具体规定。一定要注意如实申报自己个人情（qíng）况和以往出国（guó）记录情况，避免由于提供信息有误而造成拒签。在制（zhì）作担（dān）保函、派遣函、证明（míng）函等正式函件（jiàn）时，一定（dìng）要（yào）用公司正确的对外抬（tái）头纸。过去我（wǒ）们就遇到（dào）过由于抬（tái）头纸上电（diàn）话（huà）已经更换，使馆联系不（bú）到参展企业（yè）而（ér）拒（jù）签的情况。
第六，设计（jì）自己参展（zhǎn）宣传（chuán）计划，邀请已有客（kè）户（hù），准备（bèi）宣传资料（liào）。
参展（zhǎn）企业（yè）应自己设计一个参展的宣传（chuán）计划。事先应将自己的参展（zhǎn）信息通知当地已有的客户，邀请他们前（qián）来参观。同时企业（yè）应事先准备好翻译好的带有当地语言的或至少（shǎo）是（shì）英（yīng）语的宣传（chuán）图册（cè）、最新产品（pǐn）的图片（piàn）和介（jiè）绍、新闻宣传稿、带（dài）有商标或logo的现场促（cù）销（xiāo）用小礼品等宣（xuān）传（chuán）用品，以便现场（chǎng）接待观众和新闻记者到访。
三、做（zuò）好展会现场需（xū）加以注意的事项（xiàng）
针对展（zhǎn）览会（huì）现场发现的各类对参展产生负面影响的问题，贸促会展览部（bù）都（dōu）做了认（rèn）真（zhēn）总结（jié），编写成下面的表格，随参展确认（rèn）文件一同发放，作（zuò）为对参展企业的指导（dǎo）。
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