展会举办的前（qián）期准备工作中（zhōng），需要（yào）招展和招商。招展决定着展会能否举办（bàn），而招商却决定着展（zhǎn）会是否能够圆满（mǎn）成功（gōng），因（yīn）此从（cóng）某种意义上说招商比招展更（gèng）为重要。展会不仅需要观众，而且更需要一定（dìng）数量和质量的专业观众，专业观（guān）众（zhòng）的数量与质量直接影响着参展商的参展效益，同时也是（shì）展（zhǎn）会（huì）组织（zhī）者服务（wù）质量的重要体现。展会（huì）组织者在（zài）专（zhuān）业观众方面的邀请（qǐng）能力（lì）强与（yǔ）否决（jué）定了展（zhǎn）会能否（fǒu）做大（dà）及其能否（fǒu）生存发展。但（dàn）现在很多的展会的（de）组织者往往并（bìng）不重（chóng）视这一点，因为专业观众的邀请是需要组织（zhī）者开源（yuán）的一部分，有些组织者（zhě）只在意（yì）展会（huì）赚钱的多少，对（duì）专业观众（zhòng）的邀（yāo）请并不在意（yì）。但采购商数量不多，何以体现展会的效果（guǒ）。只招展不招商的情况在中国（guó）比比皆（jiē）是。目（mù）前我国的会展业整体呈现出一种大而不（bú）强的局面，这（zhè）种只招展不招商的（de）情况（kuàng）在（zài）中（zhōng）国比比皆是，这种情况也正是（shì）我国（guó）会展业经过（guò）这么（me）多年大（dà）而（ér）不强的（de）重要原因（yīn）之一。所谓的“强（qiáng）”，正（zhèng）是强在（zài）展（zhǎn）会（huì）的专业和效果上（shàng）。展会的专业性必（bì）然会带（dài）动展（zhǎn）会的（de）效果，而（ér）衡（héng）量展会专业性（xìng）的标（biāo）准之一，正（zhèng）是展会的专业（yè）观众的（de）多少。因此，专（zhuān）业（yè）观众（zhòng）的邀请对展（zhǎn）会组织者而言，是很（hěn）重要（yào）的（de）一个内容。下面来介绍一下（xià）展会组织者可以依托（tuō）的一些来进行专业观众（zhòng）邀请的方（fāng）式（shì），在此笔者（zhě）对此进行一下分类，分为传统渠道（dào）和（hé）非传统渠道。

　　电（diàn）话

　　电话邀（yāo）请是（shì）最直接（jiē）的方式（shì），主（zhǔ）办（bàn）方通过电（diàn）话随（suí）时与计划邀请的观众沟通，向对方发出（chū）邀请。同时，电话邀请也是（shì）最有效的方式，因为双方通过语言沟通，主办（bàn）方向观众介（jiè）绍展会的详（xiáng）细信息，并可以（yǐ）知（zhī）道对方是否（fǒu）前来（lái）参观；即便对方不愿意来，也可了解原（yuán）因，并就（jiù）原（yuán）因做（zuò）出（chū）相应的（de）对策。有（yǒu）些展会组织（zhī）者充分利用（yòng）信息传媒，将展会（huì）消息用手机短讯（xùn）的方式发给所有专业观众（zhòng），这种（zhǒng）方法既（jì）有目（mù）标的针（zhēn）对性（xìng）和操作的简便性（xìng），又快又（yòu）节省费用，正被越来越（yuè）多的人采用。采用（yòng）手机短讯方式邀请（qǐng）专（zhuān）业观（guān）众，多安排在（zài）展览会开幕（mù）前（qián）一周和展（zhǎn）览（lǎn）会期（qī）间（jiān）发送。手机短讯（xùn）邀（yāo）请的内容应简明（míng）且有所侧重（chóng），邀请语言多为提（tí）示（shì）性质，旨在提醒（xǐng）专业（yè）观众及（jí）时（shí）参观展（zhǎn）览会。

　　邮（yóu）件

　　主办方通过电子邮件或邮寄信（xìn）函，将展会（huì）信息发布给计划（huá）邀请的观众，向对（duì）方（fāng）进行邀请。这个方式需要展（zhǎn）会组织者要（yào）掌握较为丰富的专业观众信息资源。用发送邮件的方式邀请（qǐng）专（zhuān）业观众的优（yōu）点是（shì）较为正（zhèng）式和（hé）礼貌，令收信人（rén）印象深刻，但邮寄信函（hán）的（de）费用可能会较高。

　　采（cǎi）用电子邮件方式邀请专业观众，一般需（xū）要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄（jì）邀（yāo）请内（nèi）容（róng）相（xiàng）似（sì）。在邀请（qǐng）函（hán）的（de）设（shè）计上应注意体（tǐ）现电子邮件（jiàn）的特点。电子邮件（jiàn）邀请（qǐng）函的主题一定（dìng）要明确，以免被网络的过滤软件误判为垃圾邮件。向专业（yè）观众邮寄（jì）信函邀（yāo）请集（jí）中于展览会开幕前20天左右时间发出，一（yī）般每（měi）隔一周发一次，需要（yào）发送两（liǎng）至三（sān）次。每次邮寄（jì）邀请函的内（nèi）容应有所不同，如第一次可以是请柬式邀请函（hán），第（dì）二次可以是告（gào）知展览会配套活动（dòng）具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请（qǐng）函。

　　数据库（kù）

　　每（měi）年（nián）定期举（jǔ）办的展览会，需及（jí）时评估（gū）上（shàng）届展览会邀请观（guān）众的（de）效（xiào）果，如认为存在（zài）问题，则应在新一届（jiè）展览会发布信息时进（jìn）行调（diào）整。展会组织者根据收集和（hé）整理的专业观众信息，组建成自己拥有的数据库，再根据变化的信息进行相（xiàng）应的梳（shū）理、修改。展会（huì）组织者拥有这一信息（xī）资源，就是其自身的（de）宝库，通过这（zhè）第一手的资料，进行专业观（guān）众邀请（qǐng）。

　　专业媒体（tǐ）的受（shòu）众群（qún）

　　与（yǔ）展览会（huì）身处（chù）行业领域的（de）专业媒体合作，专业（yè）媒体就是服务特定领域的信息平台，直接面向的（de）是行业（yè）展会的展商和观众，所以展会（huì）组织者除了在（zài）招展过（guò）程（chéng）中选择权威而覆盖面（miàn）广泛的专业（yè）媒（méi）体合作之外（wài），在专业观众的邀请上同样可以借力。专业媒体（tǐ）的发行（háng）渠道（dào）也可以变为（wéi）专业展的宣传、招商渠道。

　　招商活动推介（jiè）

　　展会组织者举办（bàn）活动推介会，通过现场交流（liú）活动，宣扬展会特点（diǎn）、传达（dá）展会信息。不仅是通过这种推介活动进行招展，同时也是（shì）进（jìn）行招商。推（tuī）介（jiè）会现场是（shì）一个有（yǒu）效的招展、招商的平台（tái），展（zhǎn）会组（zǔ）织者面对面的向专业观众介绍展会，让专业观众对展会有个全方面（miàn）的（de）了解，因此（cǐ）更容易吸（xī）引专（zhuān）业观众。与为推进招展工（gōng）作（zuò）而举（jǔ）行的发布会（huì）、说明会、通（tōng）气会所面向的媒体、参展商等对象（xiàng）不尽相同，确保展（zhǎn）会招（zhāo）商推介活动实效的一个关键点（diǎn）在于（yú）能否打通（tōng）直接或间接（jiē）面向专业观众的（de）信（xìn）息渠道，邀请的（de）对象可以是专（zhuān）业买家（jiā）、专业媒（méi）体、行业协会、代理（lǐ）招（zhāo）商机（jī）构（gòu）。

　　委（wěi）托专业公司（sī）

　　近些年出现了不少提供大量客户资料的专业（yè）信息（xī）收（shōu）集公司，他们拥有专业的信息统计和分析技术，展会组织者委托这样的公司进行专业观众的（de）邀请。这种方式为展会（huì）组（zǔ）织者提供了大量的专业观众（zhòng）信（xìn）息，帮助展会组织者更全面（miàn）更（gèng）准确得邀请到专业观众。目前这种（zhǒng）方式被（bèi）广泛应用，业已成为（wéi）展（zhǎn）会组织（zhī）者邀请专业观（guān）众的一条重要途径。

　　组团赴境外（wài）

　　有（yǒu）些政府主导型的（de）展（zhǎn）会（huì），地方政府十分（fèn）重视（shì），主要领导（dǎo）轮流（liú）带队，各级分管部门（mén）抽（chōu）人组成规模庞大的（de）出国招（zhāo）商团，分批到各（gè）国举办推介会进行（háng）推（tuī）广和邀请。这种方（fāng）式确实（shí）能广泛（fàn）邀请到国际观（guān）众，但是（shì）费用相（xiàng）对较高（gāo）。

　　观众（zhòng）邀请工作一般需要与展会展位销售工作同步，专业性展览会尤其如此（cǐ）。在观众邀请上，专业（yè）观众对（duì）展会的效果有重要的影响，同时（shí）普通观（guān）众（zhòng）也不能小觑（qù）。普（pǔ）通观众存在（zài）潜在因（yīn）素（sù），一些普（pǔ）通观众观展后也可能转变（biàn）为专业观众。因此普通观众（zhòng）的邀请同（tóng）样也（yě）值（zhí）得重视。普通观众参观的展览会，一般在展览（lǎn）会开幕前30天（tiān）之内发送邀请，或通过媒体（tǐ）发布展览会（huì）信息（xī），从（cóng）而达到（dào）告（gào）知普通观众的（de）目（mù）的。媒（méi）体发（fā）布展会信息的频次，向（xiàng）特定人群发（fā）送门票的规模，既要（yào）根（gēn）据需要，也（yě）要考虑成本的负担。

　　当（dāng）今（jīn）展览市（shì）场竞争激烈，焦（jiāo）点已从争取参（cān）展商转为争取和组织专业观众，谁能够（gòu）拥有（yǒu）一（yī）定数量和质（zhì）量的（de）专业观众（zhòng）尤其是大采购商，谁就（jiù）能够取胜。因此，在展览策划立项时就（jiù）必（bì）须重视招商工作，同时确保足（zú）够的招（zhāo）商费用，选择确有成效的招（zhāo）商方式。